Analisi e Ottimizzazione dei Flussi di lavoro

Applicare il concetto di “ottimizzazione” al funzionamento del nostro PC è solo il primo passo per ottenere un ambiente di lavoro che sia produttivo al massimo delle possibilità. Lo stesso concetto di “ottimizzazione” va poi applicato anche al nostro “flusso di lavoro”, cioè all’insieme delle procedure che svolgiamo tramite il PC per ottenere i risultati ai quali miriamo.

Anche in questo caso si tratta di ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo, in modo da aumentare al massimo livello possibile la nostra produttività ed efficienza.

Per esperienza posso dire che la norma prevalente nel campo dei modi di lavorare con il PC non è quella dell’ottimizzazione. In grande maggioranza le persone o i gruppi di persone che usano il PC come strumento di lavoro, finiscono col contrarre tutta una serie di “cattive abitudini” che poi li condizionano e rendono piuttosto inefficiente il loro “flusso di lavoro”.

La gamma delle “cattive abitudini” va da azioni banali, come quella di tenere premuti i tasti freccia per spostare il cursore di inserimento testo un carattere per volta o una riga per volta in modo ripetuto, fino a procedure più complesse da analizzare ed ottimizzare, come quella di apportare un insieme di modifiche identiche ad una serie di documenti, ripetendo le modifiche in un documento per volta.

Nel primo dei due esempi appena fatti, l’intervento di ottimizzazione consisterà nell’apprendere ed utilizzare regolarmente le scorciatoie da tastiera più utili per lo spostamento del cursore di inserimento testo in modo efficiente, come l’abbinamento con il tasto “Alt” (“Option” nei computer Apple) per lo spostamento, avanti e indietro, di una parola oppure di un paragrafo per volta, o l’abbinamento con il tasto “Maiuscolo” per selezionare, avanti e indietro, una parola o un paragrafo interi.

Nel secondo esempio fatto sopra, l’ottimizzazione consisterà nel verificare se i programmi utilizzati comprendono tra le loro funzionalità la possibilità di applicare un insieme di modifiche non solo ad un singolo documento ma ad un intero set di documenti (in gergo tecnico si usa il termine “batch” per definire questo tipo di operazioni). In generale, i programmi di livello professionale offrono la possibilità di effettuare operazioni su interi set di documenti.

Un altro esempio che si può fare è quello delle modifiche al formato del testo, comprendenti numerose impostazioni che vanno dal tipo e dimensione dei caratteri all’allineamento e spaziatura dei paragrafi. Per ottimizzare questo tipo di formattazioni, i programmi di elaborazione testi di livello professionale (Microsoft Word in Microsoft Office, ma anche OpenOffice/LibreOffice Writer) offrono la fondamentale funzionalità degli Stili, che consente di applicare un intero set di formattazioni numerose e complesse (denominato appunto “Stile”) con un singolo clic e in numerose parti di un documento contemporaneamente. Si tratta di una funzionalità molto potente, che consente di risparmiare letteralmente ore di lavoro se paragonata all’applicazione manuale delle singole formattazioni al testo. In fondo è proprio questo che si chiede ad un computer, di eseguire velocemente ed automaticamente operazioni che per noi umani sarebbero lente e faticose.

Anche se un esperto PC Trainer dispone sempre di un set di soluzioni di ottimizzazione già pronte, non è possibile prevedere un percorso di ottimizzazione valido a priori. Per ogni specifico flusso di lavoro esisterà un diverso e specifico percorso di ottimizzazione, che potrà essere messo a punto solo dopo un’accurata analisi del flusso di lavoro stesso, mirata a metterne in luce le inefficienze (ripetitività, “colli di bottiglia”, ecc.) prima di proporre le soluzioni.

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